پیام

ارتباطات موثر قالب های پیام که در زیر آمده است بستگی دارد: الف) کلمات، ب) عوامل همراه زبان، ج ) رفتارهای غیر کلامی.

الف) کلمات:
برای بیان فکری که قصد انتقال آن را داریم، ابزاری بر میگزینیم که از آن جمله است: زبان، واژه ، جمله، عبارت، کنایه و مانند آن. کلمات و عبارات می توانند با بار ستایش، توهین ، تحقیر، تهدید یا.. باشند همچنین هر لحنی می تواند فرد را به خطاهای جبران ناپذیر ، امید های واهی یا رهایی از اوهام هدایت کند. کلمات می توانند غرور ، وفاداری در عمل ، یا سکوت را در فرد ایجاد کنند، از سوی دیگر کلمات و عبارات در فراگردی اثرگذاری حساس هستند . به هر حال، کلمات و عبارات تنها مبنای چگونگی تعبیر و تفسیر یا ارائه حقیقت نیستند.

ب) عوامل همراه زبان.
ویژگی های صدا از قبیل سرعت گفتار، طرز بیان، تکیه ، صدا، تانی و حجم اطلاعات ، صدا، ابرازی بسیار پویاست. از طریق آن می توان شور و شوق، اعتماد، دلواپسی، فوریت، آرامش و سایر حالت های ذهنی و قصد ها را انتقال داد. توانایی صدا در اثرگذاری و چگونگی ارائه مطلب به عوامل همراه زبان شهرت یافته است. مد زمانی که صحبت می شود، افزایش و کاهش شدت صدا، مکث، تغییر آهنگ صدا و سایر جنبه های گفتار ، میتواند توانایی اثرگذاری بر دیگران را افزایش یا کاهش دهد. شما به عنوان یک مدیر با شناخت دقق عوامل همراه زبان کارکنان، میتوانید سرنخ هایی را برای پیشرفت در تاثیر بر آنان به دست آورید.

ج) رفتارها غیر کلامی.
در هنگام ارتباطات چهره به چهره، به هرچیزی که توسط شخص دیگر قابل رویت است، رفتار غیر کلامی گفته می شود، از قبیل اشاره ها و حرکت ها در هنگام سخن گفتن، حالت چهره ، شکلهای نگاه، حرکت های بدن، چگونگی قرار دادن بدن. چگونگی ورود مدیر به دفتر کارش، چگونگی حمایت از پیام خود به وسیله اشاره ها، حرکت ها و حالت های چهره و چگونگی نمایش تلویحی علاقه و شادابی از طریق نگاه و سایر رفتارهای غیر کلامی بر واکنش افراد نسبت به وی اثر می گذارد، به همین ترتیب، از ایما و اشاره های کارکنان میتوان به عنوان راهی برای ورود به احساسات ، علایق و نگرش های آنان استفاده کرد.

شناخت نگرش کارکنان نسبت به فاصله مکانی میان مدیران و خودشان نیر مهم است. رعایت چگونگی قرار گرفتن نسبت به کارکنان دارای اهمیت است، زیرا هنگامی که نوبت به دوری و نزدیکی در نشستن می رسد، افراد از سطح آمادگی متفاوتی برخوردارند. قانون کلی این است که ، اگر نشستن شما آسایش آنان را بر هم می زند، جای خود را تغییر داده و نزدیکتر یا دورتر بنشینید.

هنگامی که برای نخستین بار با یک متقاضی کار رو به رو می شوید، پیش از آنکه لب بگشایید با حرکات بدنی خود، استنباطی را از خود به او ارائه می دهید که بخشی از این استنباط حرکت های بدنی شما از نظر استحکام در ایستادن، چگونگی گام برداشتن و طرز رفتار کلی شما را در بر میگیرد و بخش دیگر شامل لباسی است که پوشیده اید. آرایش، نظافت، حالت موی سر و سایر ویژگی های ظاهری نیز در این رابطه، موثرند.